Perfil de Asistente Administrativo

I. IDENTIFICACIÓN

Nombre del Puesto: ASISTENTE ADMINISTRATIVO Reporta a: Administradora del Capitulo Le reportan: Ninguno

La siguiente descripción enuncia las funciones y responsabilidades mínimas del puesto, sin pretender limitar la iniciativa y el trabajo en equipo o la cooperación con los demás.

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Ayudar a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas y las funciones administrativas. Entre otros la actualización, registro y almacenamiento de información; fotocopiado; archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y gestión del correo postal y electrónico.

III. FUNCIONES DEL PUESTO

1. Elaborar y analizar reportes de resultados de las áreas de administración. 2. Coordinar información bisemanal de las áreas de Administración: Financiero, servicios generales y recursos humanos para presentar a la Junta Directiva. 3. Elaborar solicitud de reembolso y manejar fondo de caja chica bajo la Administración del Jefe Administrativo. 4. Elaborar presentaciones administrativas, en diferentes formatos que se soliciten y de todo tipo de actividades de la Institución, según requerimientos administrativos. 5. Control de actividades de administración, por medio de informes estadísticos periódicos para las actividades de las áreas administrativas. 6. Supervisión y realización de inventarios periódicos de control interno, en las áreas administrativas e inventarios. 7. Control y seguimiento de servicios administrativos, impresoras multifuncionales, teléfonos móviles, asistentes técnicos, etc. 8. Elaboración de términos de referencia, para contratación de servicios de administración con las compras. 9. Realización de arqueos de caja chica delegados por la Administradora en atención a los responsables de caja en el Capítulo. 10. Realizar solicitud de los reembolsos de caja chica a la Administración Central asignados a la Administración. 11. Identificar las deficiencias en cada uno de los procesos de la organización, para proponer y desarrollar mejoras. 12. Participar activamente con las demás áreas del CICH en el desarrollo de las actividades.

13. Apoyo directo al Administrador, en tareas de asistencia administrativa y relacionada con el puesto. 14. Realizar otras tareas o funciones que le delegue el Administrador.

IV. PERFIL PROFESIONAL

• Tener nociones de cálculo básico y facilidad para las matemáticas.

• Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto,hoja de cálculo, bases de datos, etc.)

• Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.

• Tener capacidad de síntesis.

• Saber trabajar en equipo.

• Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores olas fotocopiadoras.

• Tener habilidades comunicativas orales y escritas.

• Saber mostrar por teléfono y personal una actitud profesional, educada y amable.

V. COMPETENCIAS

• Aptitudes para gestionar el tiempo.

• Aptitudes para llevar registros.

• Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.

• Bien organizado.

• Buen trato en general.

• Bueno en gramática, puntuación y ortografía.

• Capacidad para priorizar tareas.

• Capacidad para trabajar en equipo.

• Capaz de mantener información confidencial.

• Capaz de prestar atención al detalle.

• Capaz de tomar la iniciativa.

• Capaz de trabajar con vencimientos.

• Cuidadoso.

• Destrezas en informática.

• Educado

• Habilidad para los números.

• Habilidades comunicativas.

• Metódico.

• Preciso.

VI. ESTUDIOS OFICIALES

• Pasante universitario.

• Técnico-Bachiller en gestión administrativa

Interesados enviar CV a admon.sps@cichorg.org